Digitalisierungsschub dank Förderprogramm
Unser Verein ist schon seit einiger Zeit digital sehr gut aufgestellt. In der Verwaltungsarbeit ist dies natürlich unter anderem auch der Tatsache geschuldet, dass die von einem langjährigen Vereinsmitglied betriebene Geschäftsstelle in Kerpen beheimatet ist, die sportlichen Aktivitäten sowie die meisten Vorstandsmitglieder und sonstigen Ehrenamtlichen aber in Leverkusen zu verorten sind.
Daher ist das sprichwörtliche "papierlose Büro" bei uns zu quasi 100% umgesetzt. Einerseits aus Kostengründen - das permanente Hin- und Herschicken von Dokumenten hat früher viel Geld verschlungen, welches wir lieber in Ausstattung, Training und Spielbetrieb unserer Mitglieder investieren. Und auf der anderen Seite steht natürlich die Nachhaltigkeit - mit Sicherheit haben wir im Laufe der Zeit dadurch den einen oder anderen Baum gerettet.
Alle Dokumente werden in einem Dokumentenmanagementsystem verwaltet und können so sehr schnell gefunden werden. Was in Papierform eingeht (und da kritisiere ich immer noch gerne die Verbände wie RBK, WBV und DBB, die wirklich nahezu jede Strafe, Rechnung etc. per Post verschicken) wird sofort gescannt und dann geschreddert. Für die Zusammenarbeit gibt es eine Cloud, eine eigene Chat- und Videokonferenzplattform und ein Helpdesk-System für die Kommunikation per eMail. Telefoniert wird über eine eigene virtuelle Telefonanlage. Das Ganze wird DSGVO-konform vollständig selber auf eigenen, selbst betriebenen Servern in Deutschland gehostet und mit Open-Source Software realisiert.
Ermöglicht wurde das bisher vollständig durch den Einsatz privater Arbeit und Equipment. Unsere Mitgliedsbeiträge sollen für den Sport unserer Mitglieder verwendet werden und nicht für Systemhäuser, Server, Scanner, Drucker und Ähnlichem.
Daher haben wir uns sehr über das REACT-Programm der EU in Zusammenarbeit mit dem Landessportbund und dem Stadtsportbund Leverkusen gefreut. Aus EU-Mitteln wurden hier Fördergelder für die Digitalisierung gemeinnütziger Vereine im Bereich der Verwaltung bereitgestellt und über einen Verteilungsschlüssel an die berechtigten und interessierten Vereine ausgeschüttet.
Dadurch konnten wir einige weitere digitale Arbeitsmittel anschaffen bzw. erneuern, die uns auf dem Weg der möglichst papierlosen und digitalen Verwaltung unseres Vereins begleiten und weiter voranbringen.
Unser Dank hierfür gilt allen Beteiligten an diesem Förderprogramm, insbesondere unserem Stadtsportbund Leverkusen mit seinen Mitarbeitern für die aufwendige und unermüdliche Arbeit und die Hilfe bei der bürokratischen Abwicklung des Projekts.
