FBLManager im Regelbetrieb

In den letzten 10 Jahren haben wir unsere Mitgliederverwaltung, Abrechnungen etc. mit der Software "GLS Vereinsmanager" durchgeführt. Diese Software hat für mich lange Zeit funktioniert und in dieser Zeit das erledigt, was nötig war, um unseren Verein zu verwalten.

Nichts desto trotz ist sie irgendwo im ersten Jahrzehnt der 2000-er Jahre stehengeblieben. Nicht nur beim "Look and Feel" und der Bindung als lokale Anwendung auf Windows, als vor allem auch bei fehlenden Workflows. Jede Eintrittserklärung musste mühevoll manuell eingegeben werden (Handschrift-Lesefehler inklusive), jedes Dokument musste manuell erzeugt und manuell versendet werden. Altersstufen mussten manuell angepasst und jede Stufe eines Mahnlaufs erstellt werden. Kurzum: Immer wiederkehrende, gleiche Tätigkeiten erforderten einen erheblichen Zeitaufwand - mit entsprechendem Fehlerpotential.

Am meisten schmerzte mich der Wunsch nach einem Mitgliederportal: In meiner Vorstellung sollten unsere Mitglieder einen sicheren Zugriff auf eine Übersicht ihrer Mitgliedschaft haben. Eine Übersicht über ihre Korrespondenz mit dem Verein und ihre Abrechnungen der Mitgliedsbeiträge. Eine Möglichkeit, Adressänderungen und Änderungen ihrer Bankverbindung selber einfach vornehmen zu können. Etwas, was in unsere aktuelle Zeit passt.

Für unseren Verein setze ich seit Jahren auf Open Source Software. Mit dem erklärten Ziel: Unsere Mitgliedsbeiträge sollen unseren Mitgliedern zu Gute kommen, für unser Ziel, jedem die Ausübung unseres geliebten Basketballsports zu erschwinglichen Beiträgen zu ermöglichen. Und nicht, um jährlich die Kassen von Unternehmen über Abo-Modelle durch unsere Mitglieder aufzubessern.

Meine Recherche in dieser Hinsicht in Bezug auf eine modernere Softwarelösung für unsere Vereinsverwaltung fiel in den letzten Jahren entsprechend enttäuschend aus. Das deutsche Vereinswesen ist zu speziell, und übrig blieben nur kommerzielle Lösungen, die pro Jahr knapp 4-stellige Kosten verursacht hätten.

Letztendlich blieb nur eine Möglichkeit übrig - eine eigene Software zu entwickeln. Zugeschnitten auf unsere Bedürfnisse, auf die Workflows, die ich in den letzten 25 Jahren - seit Uwe Oertel mich Anfang der 2000-er fragte, ob ich die Geschäftsstelle übernehmen wolle - entwickelt habe.

Als Idee zur Umsetzung im Juli 2026 gestartet, habe ich unsere neue, eigene Softwarelösung nun zum Start der neuen Saison in den Regelbetrieb überführt. Neben dem neuen Mitgliederportal für alle unsere Mitglieder werden nun die meisten wiederkehrenden Prozesse völlig automatisiert durchgeführt. Die Abrechnungsposten für unsere Mitglieder sind nun transparent und detailliert aufgeschlüsselt - im Gegensatz zur alten Lösung, die nur einen gemeinsamen "Betreff" für Rechnungsposten ermöglichte und regelmäßig zu zahlreichen Nachfragen führte.

Alle Daten des alten "Vereinsmeisters" wurden übernommen - die Abrechnungshistorie und die Dokumentenhistorie beginnt allerdings erst jetzt für unsere Mitglieder - die alte Software hatte kein entsprechendes Dokumentenmanagement, um diese Dinge zu übernehmen.

Neben mir kann nun auch unser Vorstand einfach Web-basiert und sicher authentifiziert jederzeit auf alle wichtigen Daten zugreifen.

Mit unserer neuen Lösung sind wir bereit für die kommenden Jahre - mit einer für unsere Mitglieder kostenneutralen Plattform, die unseren Verein zukünftig tragen wird.